Ho sempre sperato che i programmatori Microsoft dotassero Windows di qualche sistema per copiare file automaticamente da una cartella ad un’altra, magari comprimentoli o rinominandoli all’occorrenza come accade per Linux. Purtroppo però per poter archiviare, comprimere, rinominare o copiare file automaticamente in Windows ci si deve appoggiate a programmi esterni. Vediamo allora come automatizzare la copia dei file con un programma gratuito.
In questo articolo ti propongo un programma per organizzare automaticamente file, ma quali sono i casi pratici per cui può essere necessario un programma di questo tipo? Io ad esempio ho un sacco di filmati ad alta definizione che per poter essere visti su tablet e smartphone devono essere convertiti in altri formati. Ma i casi possono essere molti, ad esempio nell’ambito di amministrazione di un sistema informatico può essere necessario archiviare i file di log comprimendoli in una cartella… un po’ come avviene in tutti i sistemi Linux. Operazioni di questo tipo possono anche prevedere la cancellazione dei file originali per lasciare spazio ai nuovi. Vediamo allora come fare per copiare file automaticamente con Windows.
DropIt
Il programma che utilizzo da un po’ di tempo è DropIt, un software che dispone di una quantità di opzioni utilissime per controllare esattamente file, cartelle e operazione da svolgere, utilizzando esempi predefiniti o espressioni regolari. Se hai una serie complicata di regole per organizzare i file, questo è il programma che fa per te. Inoltre è gratuito, opensource e disponibile in versione portable quindi non necessita di installazione.
Lo puoi scaricare dal sito ufficiale e una volta avviato noterai la sua icona blu con la freccia bianca sul tuo desktop. Questa è l’interfaccia del programma! Non è esattamente quello che intendo io per interfaccia intuitiva ma è molto funzionale una volta che capisci come funziona. Iniziamo allora con la configurazione. Tasto destro sull’icona e appare un menù contestuale per configurare le regole e le opzioni del programma. Clicca su Opzioni.
L’icona di default è sempre visibile in primo piano ma questa impostazione il più delle volte è scomoda, quindi la prima cosa da fare è disattivarla, dopodiché sarà più facile posizionarla in un posto a scelta sul desktop. Questa impostazione la prima della finestra delle opzioni. “Mostra l’immagine sempre in primo piano”
Bene, ora l’icona del programma appare come tutte le altre e non fluttua più liberamente sul desktop. Io per comodità l’ho posizionata sul lato sinistro del desktop, dove risiedono le icone di sistema di maggiore utilità come il cestino e la home.
Prima di passare alla configurazione vera e propria vediamo cosa sono i profili. Se clicchi col tasto destro sull’icona di DropIt vedrai apparire l’opzione Profili che comprende Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. Se selezioni un profilo diverso da Default, quando trascini file o cartelle sull’icona di DropIt, verrà applicato il profilo selezionato. Ad esempio se scegli Archiver, noterai che l’icona cambia e se ci trascini uno o più file sopra verrà creato un archivio compresso zip.
Puoi vedere le regole associate ad un profilo cliccando sull’icona del programma con il tasto destro e selezionando Associazioni. Apparirà la lista delle associazioni presenti. Questa lista varia in base al profilo selezionato… ne mio caso è selezionato l’archivio di archiviazione.
Doppio click su una regola (o tasto destro e modifica) e appare la schermata di modifica. Ci sono 4 parti da compilare: il nome, il filtro o regola, l’azione da eseguire e il quarto parametro che dipende dalla scelta dell’azione al punto 3. Normalmente il quarto parametro è la cartella di destinazione.
La parte più importante è la regola. Puoi cliccare sulla piccola icona blu con la lettera “i” per avere un elenco di esempi da utilizzare nella compilazione di questo campo. Gli esempio sono semplici da capire e si adattano alla maggior parte delle esigenze.
Il pulsante accanto alla “i” blu, è il pulsante dei filtri. Cliccandoci sopra puoi selezionare filtri aggiuntivi da applicare al filtro appena selezionato. In questo modo puoi ad esempio selezionare tutti i file di immagini con estensione .JPG che hanno una dimensione superiore ad 1MB. I filtri aggiuntivi in questo modo ti permettono di restringere il campo di selezione di file e cartelle.
L’altra parte importante è l’azione da eseguire. DropIt ha un ampio numero di azioni disponibili. Puoi spostare, copiare, comprimere, decomprimere, rinominare, cancellare, dividere, unire, criptare, decriptare, aprire con un programma, fare l’upload, inviare via email, e molto altro. Ecco l’elenco completo:
Ora che hai capito come creare le regole, è giunto il momento di creare le tue. Per prima cosa seleziona il profilo cliccando sull’icona di DropIt con il tasto destro e seleziona il profilo di Default. Ora vai su Associazioni e creane una nuova. Compila i campi necessari e salvala. Ora tutto quello che devi fare è selezionare un file o una cartella trascinandola direttamente sull’icona del programma. Apparirà così la finestra di progresso dell’operazione in corso.
L’operazione non inizia fino a quando non premi il pulsante Play, ma a dire il vero questo non si sposa molto con il concetto di automazione… quindi per rendere veramente le cose più semplici e automatizzate, ti consiglio di impostare tra le opzioni una configurazione che non faccia apparire la finestra di progresso ma che avvii automaticamente l’azione scelta.
Un’ultima opzione utile per automatizzare ulteriormente il tutto, è la scansione cartelle. Quando è attiva infatti non è necessario trascinare file sopra l’icona di DropIt, ma è sufficiente lasciare i file nella cartella scelta. In questa opzione è anche possibile definire il tempo di intervall dtra un controllo e un altro e la dimensione minima totale dei file nella cartella affinché il processo si avvii.
Bene, ora che hai capito come copiare file automaticamente… e non solo, puoi automatizzare tutte le operazioni di routine che prima ti richiedevano molto tempo. Il programma come hai visto è molto potente e versatile e più lo utilizzi più riuscirai a sfruttarne le caratteristiche al massimo.
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