Come inviare email da EXCEL
Molte guide online insegnano come inviare email da Excel utilizzando le macro. Forse non sai che non è necessario utilizzare VBA per spedire mail da un foglio di calcolo. Oggi vediamo come è possibile spedire una mail da Excel senza usare script o macro. Sei pronto? Partiamo…
Sebbene Excel dia un programma nato per eseguire calcoli, statistiche, grafici ecc, talvolta può essere necessario spedire una mail direttamente da Excel. E’ il caso ad esempio di un preventivo, oppure di una comunicazione da inviare a d un elenco di persone contenute in una lista.
Come anticipato, tutte le guide che si trovano online prevedono l’uso di script VBA per creare email e spedirle ma esiste un sistema estremamente più veloce ed elegante.
Quella che ti propongo è una soluzione ideale per chi preferisce evitare di programmare script e vuole comunque automatizzare la spedizione di email personalizzate. Vediamo dunque come spedire email da Excel senza macro.
Cosa serve per iniziare
Innanzitutto assicurati di avere installato sul tuo pc una qualsiasi versione di Excel superiore alla ’97. Ormai credo non si trovi nemmeno più ma è bene ricordare che versioni precedenti a quella non hanno le funzionalità necessarie in questo articolo.
Inoltre è necessario avere un client di posta elettronica già configurato sul pc. Puoi avere Outlook oppure Thunderbird o qualsiasi altro client. Non basta avere una casella accessibile dal browser, ma è necessario avere un vero e proprio client di posta configurato, pertanto se non lo hai ancora puoi semplicemente scaricare Thunderbird e configurare la tua casella con il protocollo IMAP.
Come inviare email da Excel
Supponiamo di avere un file excel nel quale siano presenti quattro colonne:
- Nome: contenente il nome del destinatario del messaggio
- Indirizzo email: contenente l’indirizzo a cui spedire il messaggio
- Oggetto: l’oggetto della mail
- Messaggio: il corpo del messaggio della mail, che può contenere un testo dinamico come nell’esempio qui sotto
se non hai questo file e non ne vuoi creare uno, puoi scaricare quello che ho usato per questo esempio cliccando su questo LINK. Una volta capito come funziona puoi modificare il file oppure decidere di implementare la funzione per spedire email dal foglio di calcolo direttamente in un tuo file.
La funzione di spedizione
Ora quello che devi fare è creare una ulteriore colonna nella quale andrà inserita la funzione di invio della mail. Nella prima cella della colonna (che successivamente potrà esser copiate nelle altre righe) devi inserire questa formula:
=COLLEG.IPERTESTUALE("mailto:"&B2&"&subject="&C2&"&body="&D2;"INVIA")successivamente trascina la cella per copiarne il contenuto sulle altre righe.
Fatto!!! Ora cliccando sull’ultima cella di ogni riga si aprirà il client di posta elettronica con il messaggio già pronto per essere inviato. Non ti resta che controllarne il contenuto e cliccare sul pulsante di invio.
Consigli utili
L’esempio che ti ho fornito contiene un messaggio di prova che puoi personalizzare come meglio credi in base alle tue esigenze. Puoi modificare il corpo del messaggio o l’oggetto, inserendo testo dinamico prelevato da altre celle, magari utilizzando la funzione CONCATENA che, come dice il nome serve a mettere in successione stringhe di testo.
Fai attenzione agli spazio tra un testo e l’altro perché può accadere di concatenare due testi e trovarli uniti senza uno spazio di separazione. In questo caso ti basta inserire uno spazio al termine del testo precedente.
Un’ultima cosa… prima di inviare la mail, assicurati che tutto sia corretto. L’indirizzo, il nome del destinatario e il corpo del messaggio vengono compilati dinamicamente quindi più esserci qualche errore che ti conviene intercettare prima dell’invio della mail.
